平日行家門都需將公司的存貨與中央結算公司系統內的存貨對數,如需把報表印出來核數,則先要由中央系統終端機印出存貨報表和待後勤系統印出存貨表後,再以人手核對,大家可以想像要花多久時間才完成一次的核對工作。因此以電腦來核數,可說是必然的選擇,祇要選用名為EPS的系統即可, EPS功能,可參考(Page 23).(此系統不同於銀行的易辦事系統)。
由於法例上不允許動用客戶的存貨做交收,所以証券公司一定要將中央結算公司內01戶口的股票存貨,按持有人應屬的戶口撥到其相關的戶口內。例如03戶口是存放一般現金客戶的存貨,04戶口存放孖展客的存貨。如果有投資者個人戶口,更要按個別戶口調撥。撥入當然也有撥出的工作。撥出是要作沽貨時之交收,每日重覆此等工作,真的又繁覆又易發生錯誤。還好中央結算公司接受Batch File Upload,祇要行家門有ATI Batch Upload系統(Page 45),即可自動完成以上工作。
ATI Batch Upload,及SI Batch File Upload都是中央公司提供的方便功能,兩者任由証券業行家依需要作選擇。增加此等功能,中央公司都是免費的提供的,尤其要配合即將推出的”投資者開設專有戶口”。
在股票行來說,SI工作量可能會大增。因為屆時客戶的交收,不是用ATI調撥而是用SI來存取的。如果要採用SI Batch Upload系統(Page 28),即時擁有仿似ATI Upload般的方便性,不用呆在終端機前,一一以人手作輸入及核對才能作SI的工作。
在98年2月,中央公司接受 Corporation Communication Recipient Batch File Upload,採用自動化系統CCR系統(Page 51) 用法很類似ATI File Upload,申請Corporation Communication Recipient Batch File Upload Service 也是免費的功能,如果讀者仍用人手將投資者的地址一一輸入到中央系統的終端機的話,我肯定你浪費了不少寶貴的時間。
工作效率的研究,不止是選購適當的電腦系統那麼簡單,公司的策略也是很重要的。例如証監已批准使用綜合結單與成交單(Combined Statement of Account and Contract Note)來代替買賣單及結單,而且可以代替收條。試想想這個安排,把原來要印四類文件的工作改為祇要印一種即可,省卻列印的工作外,更省卻夾單、比對和計算等工作,而分發及郵寄的成本亦相對減少。(Page 50)
如果大家細心計算,可知以上每一類工作都是無可避免的。而採用適當的程式系統後,每天為您省卻多少工作時數,就不得不承認有其好處了。每樣工作都用電腦並不是要減少人手,而是要員工做那些有用的工作,例如核對交收、追補孖展等工作。